Global och lokal internkommunikation på Eka Chemicals i Bohus

Abstract Titel Global och lokal internkommunikation på Eka Chemicals i Bohus – samtalsintervjuer med anställda, en kvalitativ studie Författare Stefan Andtbacka Kurs Påbyggnadskurs (d-nivå), medie- och kommunikationsvetenskap, Göteborgs universitet. Termin Våren 2002 Syfte Att studera hur anställda inom arbetsplats Bohus/Rollsbo ser på intern information och kommunikation. Vidare att resultatet från denna studie ska tjäna som underlag till en påföljande studie hösten 2002. Metod Kvalitativ metod. Material Samtalsintervjuer med 14 anställda. Huvudresultat Frågor ställdes på sju huvudkategorier: Befallande/arbetsnödvändig information, Social information, Verksamhetsinformation, Företagets mål och visioner, Arbetsrelaterad vardaglig information och kommunikation, Intranätet Eka Forum och Tillhörighet/identitet. De 14 intervjuade gav olika och ibland liknande bilder av sin syn på internkommunikation kring dessa kategorier på arbetsplats Bohus/Rollsbo. Brister synes finnas i de många olika linjevägarna, delvis till följd av en komplicerad företagsstruktur med olika divisioner och enheter. Chefen ansågs av de intervjuade vara den enskilt viktigaste kanalen för att tillgodogöra sig information och kommunikation. Organisationsidentiteten behöver stärkas hos de anställda på arbetsplatsen, ett stärkande av vi-känsla för hela arbetsplatsen. Troligtvis kan detta underlätta arbetet med att förbättra och bygga upp en kommunikationsstruktur på arbetsplatsen. Vidare finns ett problem med att ledning och anställda på arbetsplatsen har olika perspektiv på marknad och utveckling. Ledningen har ett mer globalt marknads- och utvecklingsperspektiv medan de anställda har ett mer lokalt arbetsplatsperspektiv. Sammanfattning Syftet med denna studie har varit att genom samtalsintervjuer med 14 anställda på Eka Chemicals på arbetsplats (site) Bohus/Rollsbo få idéer och uppslag på hur anställda på arbetsplatsen ser på intern information och kommunikation. Anledningen är att platschefen på arbetsplatsen vill förbättra den nu rådande kommunikationsstrukturen. Detta är tänkt att göras i två steg genom dels en kvalitativ förstudie (denna) och en efterföljande studie med mer kvantitativ inriktning. Båda dessa utgör sedan utgångsmaterial för praktiskt arbete med att genomföra uppbyggandet av en funktionell internkommunikation. Det uttryckliga syftet med studien är: Att studera hur anställda inom arbetsplats Bohus/Rollsbo ser på intern information och kommunikation. Vidare att resultatet från denna studie ska tjäna som ett gott underlag till nästföljande studie hösten 2002. Fem frågeställningar finns kopplade till syftet: 1. Vilka kanaler används? Fungerar de? 2. Vad finns för åsikter, attityder och värderingar till information och kommunikation? Är man nöjd med den information och kommunikation som finns? 3. Vilka faktiska förhållanden (ej åsikter, attityder eller värderingar) finns kring information och kommunikation? 4. Vilka bakomliggande förhållanden kan spela roll för information och kommunikation? 5. Vilka önskemål finns kring information och kommunikation? Metoden är kvalitativ. För att besvara frågeställningarna har jag genomfört 14 samtals-intervjuer. Utöver dessa har jag också fått olika information från ett antal informanter, men resultaten i studien bygger framförallt på de 14 samtalsintervjuerna. Den kvalitativa metodens avsikt är inte att leda fram till generaliseringar, utan varje intervjuad person förväntas svara utifrån sin egen syn på olika förhållanden. Detta innebär att jag inte kan uttala mig om andra personer än de som ingått i studien. Men däremot har den kvalitativa metoden en styrka i att bringa fram samband och helhetssyn och ge ökad kunskap för de intervjuades förståelsevärld. Detta kan med fördel utgöra underlag för en kvantitativ studie. En förenklad bild av företagets organisationsstruktur på arbetsplatsen har använts för att externa läsare lättare ska kunna tillgodogöra sig studien. Se bilaga D på organisationsstruktur ”Modell site Bohus/Rollsbo”. Arbetet med författandet av studien och intervjuandet har skett på arbetsplatsen under cirka två månaders tid. Urvalet av vilka personalkategorier ur vilka de intervjuade personerna sedan slumpades från, gjordes av anställd personal på arbetsplatsen. De olika kategorierna utgjordes av olika kollektivanställda (fabriker och underhåll), förmän, arbetsledare, en mellanchef, labpersonal, administrativ personal och tjänstemän med olika uppgifter. Dessa arbetar på olika delar på arbetsplatsen (divisioner och enheter). Själva urvalet av intervjupersoner gjorde dock författaren och bara denne vet vilka som blev kallade till intervju. Intervjuerna tog i genomsnitt 1 timme och 15 minuter. Frågor ställdes på sju huvudkategorier: Befallande/arbetsnödvändig information, Social information, Verksamhetsinformation, Företagets mål och visioner, Arbetsrelaterad vardaglig information och kommunikation, Intranätet Eka Forum och Tillhörighet/identitet. De 14 intervjuade gav ibland olika och ibland liknande bilder av sin syn på internkommunikation kring dessa kategorier på arbetsplats Bohus/Rollsbo. Huvudresultaten kring kategorierna är dessa: Beträffande Befallande/arbetsnödvändig information (säkerhet-, hälsa- och miljöinformation) var majoriteten nöjd med informationen men när konkreta frågor kring kunskap om säkerhet ställdes visade det sig att förhållandevis hög okunskap fanns kring allmänna säkerhetsfrågor, mer bland ”kontorsfolk” än hos kollektivanställda och tjänstemän (förmän, arbetsledare) ute i verksamheten. En orsak till okunskapen tros bl a vara att kommunikation i linjen är svår att genomdriva på ett effektivt sätt utan att information går förlorad eller blir stoppad innan den når mottagarna. Beträffande Social information var denna uppskattad av de anställda. Korpenaktiviteter, konstföreningar, uthyrning av stugor och liknande anses som värdefulla inslag till möjlig aktivitet. Att företaget stödjer dessa aktiviteter ses som värdefullt och bidrar till att skapa en positiv inställning till företaget. Beträffande Verksamhetsinformation varierade det mycket i vilken mån man var intresserad. Anställda inom Eka Service var mer intresserade av de stora dragen kring Eka Chemicals verksamhet och av divisionernas verksamheter jämfört med anställda från divisionerna. En vanlig källa för informationshämtning är personaltidningen Eka Eko. Beträffande Företagets mål och visioner var det bara en (en resande säljare) som visste vad Eka Chemicals vision går ut på. Dock hade nästan alla arbetat med nednyckling av visionen till sin avdelning eller grupp. Linjen, chefen och möten uppgavs som kanaler för nednycklingsarbetet. Beträffande Arbetsrelaterad vardaglig information och kommunikation var bilden mycket nyanserad bland annat beroende på de intervjuades olika arbetsuppgifter och i vilken mån information och kommunikation i linjen fungerar eller inte. Chefen ansågs vara den enskilt viktigaste kanalen för att tillgodogöra sig information och kommunikation. En brist upplevdes i information om de outsourcingtankar som finns inom Eka Service-underhåll vilket resulterade i djungeltrummande mellan anställda. Beträffande Intranätet Eka Forum ansåg alla att gränssnittet/strukturen inte var tillräckligt funktionellt. Policys, riktlinjer och nyheter ansågs lämpliga att ha på intranätet. Alla har inte möjlighet att på ett effektivt sätt komma åt information på intranätet varför detta kräver kompletterande kanaler för att alla ska nås. Beträffande Tillhörighet/identitet (en kategori som skiljer sig från övriga kategorier i det att den inte är ”information”) uppgav anställda på Eka Service i högre utsträckning att de tillhörde eller ”hör hemma” på Eka Chemicals (ofta sades Eka Bohus) jämfört med anställda på divisioner som hade mer variation på svaren (avdelningen på divisionen, divisionen och Eka Chemicals). En tendens kan skönjas att organisationsidentiteten för arbetsplatsens totala verksamhet har försvagats i och med divisionalisering och olika omorganisationer. Organisationsidentiteten behöver stärkas hos de anställda på arbetsplatsen, ett stärkande av vi-känsla för hela arbetsplatsen. Troligtvis kan detta underlätta arbetet med att förbättra och bygga upp en kommunikationsstruktur på arbetsplatsen. Vidare finns ett problem med att ledning och anställda på arbetsplatsen har olika perspektiv på marknad och utveckling. Ledningen har ett mer globalt marknads- och utvecklingsperspektiv medan de anställda på arbetsplatsen har ett mer lokalt arbetsplatsperspektiv. Detta bör tydliggöras för båda ”parter”, vilket tros kunna underlätta för information och kommunikation, t ex kring Verksamhetsinformation och Företagets visioner och mål. Denna (för-)studie kan som helhet utgöra underlag till nästföljande studie, dock knappast resultaten så som de presenteras i denna sammanfattning eftersom detta blir alltför punktformat och inte ger rättvisa åt mycket av det innehåll som presenteras i studien. Tips inför nästföljande studie, som troligtvis kommer utföras genom en större enkätunder-sökning bland anställda, är att fortsätta att utnyttja huvudkategorierna som ramverk och att ge utrymme för de som ska använda sig av information och kommunikation (de anställda på arbetsplatsen) att få vara med och känna sig involverade i framtagandet av en förbättrad kommunikationsstruktur på arbetsplats Bohus/Rollsbo.